Wanneer we bezig zijn met werken staan we vaak niet stil bij de rommel die we haast automatisch creëren. Wanneer je er dan niet tijdig voor kiest om je werkplek op te ruimen kan dat er al snel voor zorgen dat de rommel zich gaat manifesteren. Op het eerste zicht lijkt dit misschien niet een al te groot probleem te zijn. Toch is het wel degelijk zo dat je hierdoor verschillende nadelen kan ervaren. Wil jij ook graag ontdekken hoe groot de noodzaak van een opgeruimde werkplek is? Dan is het zeker interessant om je even te verdiepen in de informatie hier op deze pagina.
Een opgeruimde werkplek verhoogt je prestatievermogen
Onderzoeken hebben aangetoond dat mensen minder goed functioneren evenals minder controle ervaren wanneer ze moeten werken in een rommelige omgeving. Voor een opgeruimde werkomgeving geldt dat er sprake is van beduidend minder mentale belemmeringen. Bijgevolg zouden mensen ook beter in staat zijn om moeilijkere problemen op te lossen. Dit maakt meteen duidelijk dat de omgeving een bepaalde invloed uitoefent op het prestatievermogen.
Je voorkomt er irritatie mee bij je collega’s
Voor het merendeel van de mensen geldt dat ze niet beschikken over een individuele kantoorruimte. De kans is dan ook bijzonder groot dat je, je werkplek nog deelt met anderen. Dit geldt zeker voor de dag van vandaag. Zogenaamde flexwerkplekken zijn immers bezig aan een stevige opmars. Een goed opgeruimde werkplek is hiermee nog belangrijker geworden. Dit niet alleen voor je eigen overzicht, maar ook omdat je op deze manier voorkomt dat jouw documenten bijvoorbeeld tussen de papieren komen te zitten van de persoon waarmee je de werkplek deelt. Het gebeurt niet zelden dat iemand onverhoopt het verkeerde dossier meeneemt met alle gevolgen van dien. Zorgen voor een goed opgeruimde werkplek werkt niet alleen prettig voor jou, maar ook voor de mensen waarmee je samenwerkt. Hou dit dan ook altijd in je achterhoofd.
Je productiviteit wordt geoptimaliseerd bij een nette werkomgeving
Een slordige werkplek zorgt ervoor dat je onnodig veel tijd verliest met nutteloze zaken. Probeer bijvoorbeeld maar eens bij te houden hoeveel tijd je elke dag verliest met het zoeken naar dossiers die je anders gegarandeerd in een handomdraai had gevonden. Er zijn verschillende tips die je op dit vlak kunnen helpen om je efficiëntie te verbeteren. Het gaat hierbij onder meer om de volgende:
- Zorg ervoor dat documenten op een nette manier geordend worden;
- Probeer zoveel mogelijk documenten te digitaliseren;
In het bijzonder dit laatste punt kan orde scheppen in de chaos die mogelijks over een langere tijd is ontstaan. Door het digitaliseren van je documenten zorg je er niet alleen voor dat je heel wat ruimte kan besparen, daarnaast zal je door middel van de ingebouwde zoekmogelijkheden van je computer ook veel efficiënter de vereiste stukken terug kunnen vinden.
Het stressniveau wordt negatief beïnvloed als gevolg van wanorde
Eerder op deze pagina stond reeds te lezen dat je collega’s of de mensen die in dezelfde ruimte moeten werken als jij stress kunnen krijgen van je wanorde. Dat geldt echter niet alleen voor deze personen, maar ook voor jezelf. Het niet snel genoeg terugvinden van bepaalde documenten, gehinderd worden door rondslingerende spullen, etc. Het zijn slechts enkele van de vele factoren die je productiviteit zullen ondermijnen en zullen leiden tot frustraties.
Voor ongelofelijk veel mensen geldt dat ze aangeven geplaagd te worden door stress op de werkvloer. Vaak legt men de oorzaak hiervan bij bijvoorbeeld de werkdruk waarmee men wordt geconfronteerd. In de praktijk blijkt echter niet zelden dat het de gewoontes zijn van de persoon in kwestie die ervoor zorgen dat er frustratie en bijgevolg ook stress ontstaat. Wil jij dus met andere woorden het stressniveau dat je ervaart op een efficiënte manier kunnen verlagen? Dan zal je merken dat een goed georganiseerd en opgeruimd bureau je daar beslist bij kan helpen.
Een opgeruimde werkplek voorkomt het lekken van gevoelige informatie
Het spreekt voor zich dat er in elke onderneming wel eens gebruik wordt gemaakt van documenten die gevoelige informatie bevatten. In eerste instantie kan het hierbij gaan om bijvoorbeeld een bepaalde technologie die is uitgedokterd door het bedrijf waarvoor je werkt. Mogelijks loopt er voor de technologie in kwestie zelfs een patentaanvraag. Stel je nu maar eens voor dat de wanorde van je werkplek ervoor zorgt dat deze documenten in de verkeerde handen terechtkomen. Dit kan niet alleen jouw reputatie, maar wel deze van het volledige bedrijf ernstige schade toebrengen. Door te zorgen voor een goed opgeruimde werkplek wordt het risico op het ongewild lekken van informatie in ieder geval een stuk kleiner gemaakt. Dit is echter nog niet alles.
Er wordt tegenwoordig sterk de nadruk op gelegd dat bedrijven zorgzamer en vooral waakzamer dan ooit moeten omspringen met privacy gevoelige informatie van bijvoorbeeld hun klanten. Het spreekt dan ook voor zich dat het niet de bedoeling kan zijn dat documenten met daarop de gegevens van je klanten zomaar rond blijven slingeren verspreid over je werkplek. Zorg ervoor dat deze documenten zo snel mogelijk in de daarvoor bestemde mappen of lades worden gesorteerd. Zo bescherm je niet alleen de privacy van je klanten of zakenpartners, maar oogt je werkplek ook meteen een stuk netter.
Een niet opgeruimde werkplek oogt zeer onprofessioneel
Gebruikmaken van een opgeruimde werkplek dien je dus in eerste instantie voor jezelf te doen. Toch is het zo dat ook anderen daarvan zullen kunnen genieten. We hebben het hierbij dan zeker niet alleen maar over de mensen waarmee je mogelijks samenwerkt. Wat namelijk ook te denken van de personen die jouw werkplek bezoeken omdat jullie bijvoorbeeld samen een afspraak hebben? Een goed opgeruimde werkplek schept het vermoeden dat je, je zaken goed op orde hebt. Dat wordt een ander verhaal wanneer je werkplek slordig oogt en er overal documenten rondslingeren.
Je moet jezelf wat dit betreft vooral de vraag stellen in welke werkplek jij het liefst zou aankomen? Wanneer je hier een antwoord op hebt gegeven moet je nog even verder kijken en jezelf afvragen in welk bedrijf jij het meeste vertrouwen zou hebben. Wanneer je deze vragen voor jezelf gaat beantwoorden zal je meteen tot de conclusie komen dat alleen nette, opgeruimde werkplek precies die professionaliteit uitstraalt die binnen de zakenwereld van cruciaal belang is.